Membuat buku kerja Microsoft Excel yang mudah diakses oleh semua orang adalah langkah penting, terutama jika Kamu berencana untuk membagikan pekerjaan Kamu dengan orang lain. Panduan ini akan membahas beberapa tips yang dapat Kamu ikuti untuk memastikan bahwa buku kerja Excel Kamu inklusif dan mudah digunakan oleh siapa saja, termasuk mereka yang memiliki keterbatasan.
Mengapa Aksesibilitas Penting dalam Excel?
Aksesibilitas dalam Excel bukan hanya tentang memenuhi kewajiban etis; ini tentang membuat pekerjaan Kamu lebih efektif dan menjangkau audiens yang lebih luas. Dengan membuat buku kerja yang mudah diakses, Kamu memastikan bahwa:
- Semua Orang Dapat Menggunakan: Orang dengan disabilitas visual, kognitif, atau motorik dapat dengan mudah mengakses dan memahami data Kamu.
- Meningkatkan Kolaborasi: Tim yang beragam dengan berbagai kemampuan dapat bekerja sama lebih efektif.
- Memperluas Jangkauan: Laporan dan analisis Kamu dapat dibaca dan dipahami oleh lebih banyak orang.
- Mematuhi Regulasi: Banyak organisasi dan industri memiliki standar aksesibilitas yang harus dipatuhi.
Tips Membuat Buku Kerja Excel yang Lebih Mudah Diakses
Berikut adalah beberapa langkah praktis yang dapat Kamu ambil untuk meningkatkan aksesibilitas buku kerja Excel Kamu:
- Gunakan Nama Sheet yang Deskriptif
Salah satu cara termudah untuk membuat buku kerja Excel Kamu lebih mudah diakses adalah dengan mengubah nama sheet. Secara default, Excel memberi nama sheet sebagai “Sheet1,” “Sheet2,” “Sheet3,” dan seterusnya. Sistem penomoran yang tidak deskriptif ini berlanjut ketika Kamu mengklik tombol “+” untuk menambahkan sheet baru.
Mengubah nama sheet agar lebih akurat menggambarkan isinya memiliki banyak manfaat:
- Memberikan Kejelasan dan Konteks: Nama sheet yang deskriptif memungkinkan siapa pun yang memiliki akses ke buku kerja Kamu untuk menavigasi isinya dengan lebih mudah.
- Membantu Pembaca Layar: Sebagian besar pembaca layar membaca nama sheet Excel. Mengubah nama sheet menjadi sesuatu yang lebih representatif dari isinya berarti bahwa orang dengan gangguan penglihatan akan mendapatkan pengalaman yang lebih baik.
- Membuat Rumus Lebih Jelas: Rumus yang mereferensikan sel atau rentang bernama di sheet lain menyertakan nama sheet yang direferensikan. Akibatnya, rumus dengan nama sheet yang kontekstual—daripada Sheet1, Sheet2, dan seterusnya—lebih mudah dipahami dan diurai.
Cara Mengubah Nama Sheet
Untuk mengganti nama sheet di Excel, ikuti langkah-langkah berikut:
- Klik dua kali tab sheet yang ingin Kamu ubah namanya.
- Ganti teks yang ada dengan nama sheet yang baru.
- Tekan tombol “Enter” pada keyboard Kamu.
Untuk memberikan lebih banyak ruang untuk nama sheet yang kontekstual, klik dan seret gagang pita bawah ke kanan.
Tips Tambahan untuk Nama Sheet
Selain deskriptif, ikuti tips ini untuk lebih mengoptimalkan nama sheet Excel Kamu dan menambahkan kualitas aksesibilitas lebih lanjut:
- Singkat: Nama yang lebih pendek lebih mudah diproses dan digunakan.
- Gunakan Garis Bawah: Jika nama sheet Kamu harus berisi lebih dari satu kata, gunakan garis bawah (_) alih-alih spasi untuk menunjukkan hubungan antara kata-kata dalam semua konteks. Contoh: “Laporan_Penjualan_2023”
- Jaga Nama Tetap Sederhana: Tetap gunakan huruf, angka, dan—seperti yang dijelaskan di poin sebelumnya—garis bawah. Hindari karakter khusus atau simbol.
- Konsisten: Pilih gaya penamaan untuk semua tab sheet. Dalam contoh di atas, kita menggunakan kata tunggal yang dimulai dengan huruf kapital.
Menghapus Sheet yang Tidak Digunakan
Hapus sheet Excel yang tidak digunakan dari buku kerja Kamu. Sheet kosong menambahkan kekacauan yang tidak perlu ke tab sheet Kamu dan mungkin membingungkan pembaca layar. Selain aksesibilitas, menghapus sheet kosong mengurangi ukuran file Excel, sehingga meningkatkan kinerja keseluruhan buku kerja Kamu.
- Gunakan dan Namai Tabel yang Diformat
Tabel yang tidak diformat di Excel bisa menjadi mimpi buruk dalam hal aksesibilitas. Dalam contoh tabel yang tidak diformat, header baris dan kolom tidak mudah dibedakan dari data utama, mengikuti baris melintasi adalah tantangan, dan, secara presentasi, itu adalah pemandangan yang menyakitkan mata!
Untuk mengonversi data ini menjadi tabel Excel, pertama, pastikan baris atas data Kamu berisi header kolom, sehingga membuat tabel Kamu lebih mudah diinterpretasikan. Kemudian, pilih sel apa pun di dalam data, dan di grup “Styles” dari tab “Home” pada pita, klik “Format As Table.”
Kemudian, pilih gaya dengan baris bergaris, karena ini membantu orang mengikuti baris dalam tabel dari kiri ke kanan. Juga, pilih gaya yang baris headernya berbeda dari baris lainnya.
Saat Kamu memilih gaya tabel, pastikan sumber data sudah benar dan “My Table Has Headers” dicentang dalam kotak dialog “Create Table,” lalu klik “OK.”
Selanjutnya, di tab “Table Design,” tinjau grup “Table Style Options” untuk melihat apakah Kamu dapat lebih meningkatkan keterbacaan data Kamu. Dalam contoh, kita mencentang “First Column” untuk membedakannya dari data utama, dan kita menghapus centang “Filter Button” untuk membuat baris header tidak terlalu padat.
Cara lain untuk membuat tabel Excel besar seperti yang ada dalam contoh di atas lebih mudah dibaca adalah dengan membekukan header baris dan kolom. Di tab “View” pada pita, klik “Freeze Panes,” dan pilih dari opsi yang tersedia.
Langkah terakhir untuk membuat tabel sepenuhnya dapat diakses adalah dengan memberinya nama. Secara default, tabel Excel mengikuti konvensi penamaan Table[Number], dan ini tidak ideal untuk orang yang menggunakan pembaca layar. Terlebih lagi, nama tabel yang tidak spesifik membuat navigasi antar tabel menggunakan “Name Box” hampir tidak mungkin.
Untuk mengganti nama tabel, pilih salah satu selnya, dan buka grup “Properties” di tab “Table Design.” Di sana, pilih nama tabel default, dan ganti dengan nama yang lebih kontekstual. Secara pribadi, kita cenderung menamai tabel “T_[nama]”, dengan “T” membuat tabel kita dapat dibedakan dari rentang bernama lainnya di buku kerja kita.
Nama tabel harus selalu dimulai dengan huruf, garis bawah, atau garis miring terbalik, dan sisa nama hanya dapat berisi huruf, angka, titik, dan garis bawah. Juga, gunakan garis bawah untuk memisahkan kata-kata, seperti dalam contoh di atas.
Mengapa Tabel yang Diformat Penting?
- Header yang Jelas: Header kolom yang diformat dengan benar membantu pengguna memahami arti setiap kolom.
- Baris Bergaris: Baris bergaris (alternating row colors) memudahkan pengguna untuk mengikuti data secara visual.
- Filter dan Sortir: Tabel yang diformat memungkinkan pengguna untuk memfilter dan mengurutkan data dengan mudah, yang sangat membantu bagi mereka yang menggunakan teknologi bantu.
- Nama Tabel yang Deskriptif: Memberi nama tabel dengan deskriptif membantu pengguna memahami tujuan tabel dan merujuknya dalam rumus.
- Tambahkan Teks Alt ke Grafik
Teks alternatif—atau teks alt untuk pendeknya—adalah deskripsi singkat tentang grafik yang membantu orang dengan gangguan penglihatan sepenuhnya memahami kontennya. Pembaca layar membaca teks alt dengan lantang, yang berarti mereka yang tidak dapat melihat detail grafik masih dapat memahami apa yang dikandungnya.
Di Excel, Kamu dapat menambahkan teks alt ke bentuk, gambar, bagan, SmartArt, dan grafik lain yang Kamu gunakan.
Di sebagian besar versi Excel, ketika Kamu mengklik “Insert” > “Pictures,” Kamu memiliki opsi untuk memilih apakah gambar masuk ke dalam sel atau di atas sel. Karena teks alt hanya berfungsi pada gambar yang ditempatkan di atas sel, pastikan Kamu memilih opsi ini.
Untuk melakukan ini, pertama, klik kanan grafik, dan pilih “View Alt Text.”
Saat panel “Alt Text” muncul, mungkin sudah berisi saran teks alt. Meskipun saran ini merupakan titik awal yang baik, mereka tidak sepenuhnya dioptimalkan untuk aksesibilitas, karena mereka tidak cukup rinci dan tidak menggunakan tata bahasa atau tanda baca yang benar.
Jadi, hapus teks yang disarankan dan ganti dengan deskripsi yang memenuhi semua kotak ini:
- Gunakan Bahasa Inggris Sederhana: Jangan terlalu mempersulit bahasa Kamu, tetapi jangan terlalu singkat.
- Jelas: Cara yang baik untuk menguji kejelasan Kamu adalah dengan membacakan teks alt Kamu kepada seseorang yang belum pernah melihat grafik sebelumnya, dan kemudian tanyakan kepada mereka seberapa dekat grafik tersebut dengan apa yang mereka harapkan untuk dilihat.
- Gunakan Tata Bahasa yang Benar: Teks alt harus ditulis dalam kalimat lengkap dengan ejaan dan tata bahasa yang benar, termasuk tanda baca akhir.
- Gunakan Deskripsi yang Unik: Hindari mengulangi teks alt di lebih dari satu grafik.
Mengikuti saran di atas, kita akan mengubah teks alt dalam contoh di atas menjadi “Dua kucing di ladang menggunakan ekor mereka untuk membuat bentuk hati.” Untuk menyimpan teks alt Kamu yang baru, klik “X” di sudut kanan atas panel “Alt Text.”
Mengapa Teks Alt Penting?
- Aksesibilitas Visual: Teks alt memberikan deskripsi tekstual dari gambar untuk pengguna dengan gangguan penglihatan yang menggunakan pembaca layar.
- Konteks Tambahan: Teks alt dapat memberikan konteks tambahan tentang gambar untuk semua pengguna, terutama jika gambar tersebut kompleks atau ambigu.
- SEO: Teks alt membantu mesin pencari memahami konten gambar, yang dapat meningkatkan peringkat SEO Kamu.
- Gunakan Font yang Jelas
Saat memikirkan font mana yang akan digunakan di Excel yang membuat informasi mudah dibaca, ada beberapa faktor yang ikut berperan.
Secara umum, Excel bukanlah program di mana Kamu harus menggunakan font mewah, karena tujuannya adalah untuk menyajikan data dengan jelas dan memungkinkan analisis yang berguna. Jadi, menggunakan font yang meniru tulisan tangan, memiliki jentikan dan serif mewah, atau bergaya dengan cara lain hanya akan membuat spreadsheet Kamu kurang dapat diakses.
Kamu juga harus memilih font yang huruf dan angkanya mudah dibedakan. Misalnya, sementara huruf kapital O untuk beberapa font jauh lebih lebar daripada angka 0, yang lain membuat perbedaan ini kurang jelas. Misalnya, huruf O Franklin Gothic Book hanya sedikit lebih lebar daripada angka 0-nya, dan angka 0 Georgia terlihat seperti huruf kecil O. Di sisi lain, perbedaan antara O dan 0 untuk Aptos, Arial, Baskerville Old Face, Garamond, Rockwell, Segoe UI, Terminal, dan Times New Roman jauh lebih besar.
Pertimbangan yang sama harus diterapkan ketika memikirkan bagaimana font membedakan antara huruf kecil i, huruf besar L, dan angka 1. Misalnya, huruf kecil L di Courier New sangat mirip dengan angka 1, dan huruf besar i Arial identik dengan huruf kecil L. Font terbaik untuk memisahkan ketiga karakter ini adalah Aptos, Tahoma, Verdana, dan Comic Sans MS, meskipun kita harap Kamu cenderung tidak menggunakan yang terakhir dalam spreadsheet formal Kamu!
Hal lain yang perlu diingat dalam hal menggunakan font yang dapat diakses adalah apakah angka dan teks terlihat seperti dikondensasi. Dengan kata lain, font sempit dengan spasi yang lebih kecil dari biasanya antara karakter biasanya lebih sulit dibaca. Hindari menggunakan adaptasi sempit atau ringan dari font standar di Excel—seperti Aptos Narrow—dan jangan gunakan jenis huruf yang sempit secara default—seperti Agency FB, Niagara Engraved, Onyx, dan The Hand.
Secara pribadi, kita tetap menggunakan font default Excel, Aptos, karena, secara keseluruhan, itu memenuhi semua kotak di atas. Karakternya mudah dibedakan, ia menggunakan bentuk huruf dan angka yang sederhana, dan mudah dibaca ketika diperkecil ke ukuran kecil atau diperbesar ke resolusi tinggi.
Mengapa Font yang Jelas Penting?
- Keterbacaan: Font yang jelas dan mudah dibaca meningkatkan keterbacaan data Kamu untuk semua pengguna.
- Diferensiasi: Font yang membedakan antara huruf dan angka membantu pengguna menghindari kesalahan.
- Aksesibilitas Visual: Font yang sesuai membantu pengguna dengan gangguan penglihatan membaca data Kamu dengan lebih mudah.
- Tips Aksesibilitas Excel Lainnya
Sementara tips yang telah kita tawarkan sejauh ini akan sangat membantu untuk membuat buku kerja Excel Kamu lebih mudah diakses, ada beberapa hal kecil lainnya yang dapat Kamu lakukan untuk menyelesaikan spreadsheet Kamu dan membuatnya optimal untuk semua orang:
- Tambahkan Teks ke Sel A1: Karena pembaca layar mulai dengan membaca sheet Excel dari sel A1, tambahkan sesuatu yang berharga, seperti ikhtisar sheet atau instruksi, ke sel ini.
- Kontekstualkan Hyperlink: Jika Kamu menggunakan hyperlink dalam buku kerja Excel Kamu, pastikan mereka menyatakan dengan jelas ke mana tautan akan membawa pembaca saat diklik. Kata-kata seperti “Klik di sini” tidak menambahkan nilai apa pun, sedangkan sesuatu seperti “Buka sheet pertama untuk info lebih lanjut” dengan kata-kata “sheet pertama” yang di-hyperlink lebih berguna.
- Gunakan Elemen Bagan: Jika buku kerja Kamu berisi bagan, pastikan mereka diformat dengan baik dan menyertakan elemen seperti judul bagan, judul sumbu, dan label data.
- Rentang Nama: Selain mengikuti saran kita sebelumnya untuk menamai tabel Kamu, beri nama rentang lain di buku kerja Kamu sehingga mudah ditemukan dan diidentifikasi.
- Hindari Baris dan Kolom Kosong: Jika Kamu harus memiliki baris atau kolom yang tidak berisi data, tambahkan beberapa teks untuk membantu orang yang menggunakan pembaca layar memahami struktur spreadsheet Kamu, seperti “Baris kosong.”
Mengapa Tips Tambahan Ini Penting?
- Navigasi yang Mudah: Tips ini membantu pengguna menavigasi dan memahami struktur buku kerja Kamu dengan lebih mudah.
- Kejelasan: Tips ini meningkatkan kejelasan dan konteks data Kamu untuk semua pengguna.
- Aksesibilitas Pembaca Layar: Tips ini memastikan bahwa pembaca layar dapat menafsirkan dan menyampaikan informasi dengan benar.
- Gunakan Pemeriksa Aksesibilitas Excel
Setelah Kamu melakukan semua yang Kamu bisa untuk membuat buku kerja Kamu seaksesibel mungkin, gunakan pemeriksa aksesibilitas bawaan Excel untuk memastikan Kamu tidak melewatkan apa pun.
Buka tab “Review” pada pita, dan klik bagian atas tombol “Check Accessibility.”
Kemudian, di panel “Accessibility,” tinjau saran apa pun untuk membuat spreadsheet Kamu lebih mudah diakses. Jika ada masalah yang muncul, klik kartu relatif untuk saran tentang cara memperbaikinya.
Selain membuat perubahan pada buku kerja Kamu untuk membuatnya lebih mudah diakses, ada baiknya mengadopsi praktik baik lainnya untuk membuat spreadsheet Kamu mudah dibaca, seperti menggunakan pemformatan yang konsisten, menggunakan catatan untuk menghindari terlalu banyak teks, dan membagikan spreadsheet Kamu sebagai PDF untuk mengunci tata letak Kamu.
Mengapa Pemeriksa Aksesibilitas Penting?
- Otomatisasi: Pemeriksa aksesibilitas secara otomatis mengidentifikasi potensi masalah aksesibilitas dalam buku kerja Kamu.
- Panduan: Pemeriksa aksesibilitas memberikan saran tentang cara memperbaiki masalah yang terdeteksi.
- Kepastian: Pemeriksa aksesibilitas memberi Kamu keyakinan bahwa buku kerja Kamu memenuhi standar aksesibilitas.
Praktik Terbaik Tambahan untuk Aksesibilitas Excel
Selain tips di atas, berikut adalah beberapa praktik terbaik tambahan yang dapat Kamu terapkan untuk meningkatkan aksesibilitas buku kerja Excel Kamu:
- Gunakan Warna dengan Kontras yang Cukup: Pastikan warna latar belakang dan teks memiliki kontras yang cukup agar mudah dibaca oleh orang dengan gangguan penglihatan.
- Hindari Menggunakan Warna Sebagai Satu-satunya Cara untuk Menyampaikan Informasi: Jangan hanya mengandalkan warna untuk menyampaikan informasi penting. Gunakan teks, ikon, atau indikator lain untuk memastikan bahwa informasi tersebut dapat diakses oleh orang yang buta warna.
- Gunakan Judul dan Subjudul yang Jelas: Gunakan judul dan subjudul yang jelas untuk memecah teks dan membuat struktur dokumen lebih mudah dipahami.
- Gunakan Daftar dan Poin-Poin: Gunakan daftar dan poin-poin untuk menyajikan informasi secara ringkas dan terstruktur.
- Gunakan Spasi yang Cukup: Gunakan spasi yang cukup antara baris dan paragraf untuk meningkatkan keterbacaan.
- Gunakan Bahasa yang Sederhana dan Jelas: Hindari menggunakan jargon atau istilah teknis yang mungkin tidak dipahami oleh semua orang.
- Uji Buku Kerja Kamu dengan Pembaca Layar: Uji buku kerja Kamu dengan pembaca layar untuk memastikan bahwa semua elemen dapat diakses dan dipahami dengan benar.
Kesimpulan
Dengan mengikuti tips dan praktik terbaik yang telah dibahas dalam panduan ini, Kamu dapat membuat buku kerja Excel yang lebih mudah diakses oleh semua orang. Ingatlah bahwa aksesibilitas bukan hanya tentang memenuhi kewajiban; ini tentang membuat pekerjaan Kamu lebih efektif dan menjangkau audiens yang lebih luas. Dengan membuat buku kerja yang inklusif, Kamu memastikan bahwa semua orang dapat berpartisipasi dan berkontribusi.